Yeni muhasebe programına geçerken açılış stoğu nasıl girilir?
Açılış stoğu, yeni programa geçtiğiniz tarihte elinizde fiilen bulunan ürünlerin adet ve maliyetiyle girilmesidir. İki bilgi birlikte girilmelidir: adet olmadan stok, maliyet olmadan kâr yanlış olur. Geçiş için en sağlıklı tarih bir ay ya da dönem başıdır ve girişten önce fiilî sayım yapılmalıdır — eski programdaki rakam çoğu zaman gerçeği yansıtmaz. Cari bakiyeler (müşteri, tedarikçi, pazaryeri) da aynı tarih itibarıyla devredilir.
Yeni bir ön muhasebe programına geçmenin zor kısmı programı öğrenmek değildir. Zor kısım, başlangıç noktasını doğru koymaktır.
Program geçiş tarihinden sonrasını kendisi izler. Ama o tarihte elinizde ne olduğunu bilmiyorsa, ürettiği hiçbir rakam güvenilir olmaz.
Üç şey devredilir
Açılış stoğu — hangi üründen kaç adet var, hangi maliyetle.
Cari bakiyeler — müşteri alacakları, tedarikçi borçları, pazaryerinin size olan borcu.
Kasa ve banka — nakit ve hesap bakiyeleri.
Üçü de aynı tarih itibarıyla girilmelidir. Farklı tarihler kullanmak, geçişi baştan tutarsız yapar.
Geçiş tarihi: ay ortasından kaçının
En sağlıklı tarih bir ay ya da dönem başıdır.
Ay ortasında geçerseniz o ayın bir kısmı eski, bir kısmı yeni programda kalır. O ayın raporu hiçbir yerde bütün olmaz; karşılaştırma yapamazsınız ve mali müşaviriniz iki kaynaktan veri toplamak zorunda kalır.
Yıl başı ideal olmakla birlikte şart değildir — beklemek için bir yıl kaybetmeye değmez.
Açılış stoğu: adet ve maliyet birlikte
En sık yapılan hata, yalnız adedi girmektir.
Adet girilir, maliyet boş bırakılır. Stok doğru görünür. Ama o stoktan yapılan her satışta ürün maliyeti sıfır sayılır ve kâr olduğundan çok yüksek çıkar. Hata, stok tükenene kadar sürer — yavaş dönen üründe aylarca.
Bu yüzden iki bilgi birlikte girilmelidir:
| Bilgi | Olmazsa sonuç |
|---|---|
| Adet | Stok yanlış, aşırı satış riski |
| Maliyet | Kâr olduğundan yüksek |
Eski programdaki rakama güvenmeyin
Açılış stoğunu eski programdan aktarmak kolay yoldur ama çoğu zaman biriken hatayı da beraberinde taşır.
Özellikle stok ilan bazında tutulduysa rakamlar gerçeği yansıtmaz: aynı ürün üç ilanda ayrı ayrı sayılmış, setten yapılan satışlarda düşülmemiş, iadelerde geri eklenmemiş olabilir.
Geçiş, bu hatayı temizlemek için tek doğal fırsattır. Fiilî sayım yapın; bir daha bu kadar temiz bir başlangıç noktası bulamazsınız.
Maliyeti nasıl belirlemeli?
Elinizdeki stoğun maliyeti, o stoğu fiilen kaça aldığınızdır — bugünkü alış fiyatı değil.
Farklı partilerden gelen stok karışmışsa ağırlıklı ortalama kullanılır. Partiler ayrı izlenebiliyorsa her partinin kendi maliyeti girilir.
Maliyete alış bedelinin yanında nakliye, gümrük ve iç lojistik de dahildir. Ayrıntı için: Ürün maliyeti neden tek bir rakam değildir?
Cari devir: kimin kime borcu var?
Stok kadar sık atlanan ikinci kalem budur.
Geçiş tarihinde:
- Müşterilerin size olan borcu
- Sizin tedarikçilere olan borcunuz
- Pazaryerlerinin henüz ödemediği hakediş
Bunlar açılış bakiyesi olarak girilmezse tahsilat takibi geçmişten kopar. Ödeme geldiğinde hangi faturayı kapattığı bilinmez; yaşlandırma raporu anlamsız olur.
Geçiş sonrası ilk ay: paralel kontrol
İlk ay eski ve yeni programı birlikte izleyin. Amaç iki kez veri girmek değil, ay sonunda iki sistemin aynı sonucu verip vermediğini kontrol etmektir.
Fark varsa sebebini şimdi bulmak, altı ay sonra bulmaktan çok daha kolaydır.
Kontrol listesi
- Geçiş tarihi ay/dönem başı mı?
- Fiilî sayım yapıldı mı? Eski programdaki rakam doğrulanmadan aktarılmamalı.
- Adet ve maliyet birlikte mi girildi? Maliyetsiz stok, sıfır maliyet demektir.
- Maliyete nakliye ve gümrük dahil mi?
- Cari bakiyeler devredildi mi? Müşteri, tedarikçi, pazaryeri.
- Kasa ve banka bakiyeleri aynı tarihli mi?
- İlk ay paralel kontrol yapıldı mı?
Ön Muhasebe açılış stoğunu adet ve maliyetiyle birlikte alır; maliyet tarih periyoduna bağlandığı için geçiş öncesi stoktan yapılan satışlar da doğru maliyetle hesaplanır.
Sık sorulan sorular
Açılış stoğu nedir?
Yeni bir muhasebe programına geçtiğiniz tarihte elinizde bulunan ürünlerin adet ve maliyetiyle sisteme girilmesidir. Program o tarihten sonrasını kendisi takip eder; ama başlangıç noktasını bilmeden doğru stok ve doğru kâr üretemez.
Açılış stoğunu eski programdan aktarabilir miyim?
Aktarabilirsiniz ama önce doğruluğunu kontrol etmek gerekir. Eski programdaki rakam çoğu zaman gerçeği yansıtmaz — özellikle stok ilan bazında tutulduysa. Geçiş, biriken stok hatasını temizlemek için iyi bir fırsattır; fiilî sayım önerilir.
Açılış maliyeti girilmezse ne olur?
Geçiş tarihinden önceki stoktan yapılan satışlarda ürün maliyeti sıfır sayılır ve kâr olduğundan çok yüksek görünür. Stok adedi doğru olsa bile kâr yanlış çıkar; bu yüzden adet ve maliyet birlikte girilmelidir.
Geçiş için en uygun tarih hangisidir?
Bir ay ya da dönem başı. Ay ortasında geçmek, aynı ayın bir kısmını eski bir kısmını yeni programda bırakır ve o ayın raporu hiçbir yerde bütün olmaz. Yıl başı ideal olmakla birlikte beklemek gerekmez.
Cari bakiyeler nasıl devredilir?
Geçiş tarihi itibarıyla müşteri alacakları, tedarikçi borçları ve pazaryerlerinin size olan borcu açılış bakiyesi olarak girilir. Girilmezse tahsilat ve ödeme takibi geçmişten kopar; kimin ne kadar borçlu olduğu bilinmez.