E-arşiv mi e-fatura mı kesilir?
Belirleyici olan alıcının mükellefiyetidir. Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura, değilse e-Arşiv kesilir. Pazaryerlerindeki alıcıların büyük çoğunluğu nihai tüketici olduğu için e-ticarette ağırlıklı olarak e-Arşiv kullanılır. Bu kontrol elle yapılamaz: programın alıcının vergi numarasını sorgulayıp doğru belge tipini kendiliğinden seçmesi gerekir.
Ön muhasebe programı karşılaştırırken “e-fatura desteği var mı?” diye sorulur. E-ticaret için bu soru eksiktir — asıl sorulması gereken, programın her iki belge tipini de kesip kesemediğidir.
İkisi arasındaki fark
Her ikisi de elektronik faturadır ve yasal olarak aynı geçerliliğe sahiptir. Fark, alıcının kim olduğunda ve belgenin nasıl iletildiğindedir.
| e-Fatura | e-Arşiv | |
|---|---|---|
| Alıcı | Mükellef | Mükellef olmayan |
| İletim | Sistem üzerinden alıcının kutusuna | E-posta / bağlantı |
| Tipik e-ticaret alıcısı | Kurumsal müşteri | Nihai tüketici |
| E-ticarette payı | Azınlık | Çoğunluk |
Belirleyici olan alıcının mükellefiyeti
Seçim satıcının tercihi değildir. Alıcı e-Fatura mükellefiyse e-Fatura kesilmek zorundadır; değilse e-Arşiv kesilir.
Bu, e-ticarette şu anlama gelir: siparişlerin büyük çoğunluğu e-Arşiv olacaktır. Yalnız e-Fatura kesebilen bir program, siparişlerinizin neredeyse tamamını faturalandıramaz.
Mükellefiyet sorgusu elle yapılamaz
Alıcının mükellef olup olmadığı vergi kimlik numarasıyla sorgulanır. Günde üç sipariş alan bir işletme bunu elle yapabilir. Günde üç yüz sipariş alan bir işletme yapamaz.
Programın yapması gereken:
- Siparişteki alıcı bilgisinden vergi numarasını okumak
- Mükellefiyeti otomatik sorgulamak
- Doğru belge tipini kendiliğinden seçmek
- Sonucu siparişe yazıp bir sonraki aynı alıcıda tekrar sormamak
Bu zinciri kurmayan bir programda belge tipi ya elle seçilir ya da hep aynı tip kesilir. İkisi de hatalıdır.
Yanlış tip kesilirse ne olur
Mükellef alıcıya e-Arşiv kesilirse alıcı belgeyi kendi sistemine alamaz. Fatura reddedilir, düzeltilmesi istenir; sipariş kapanmaz.
Mükellef olmayana e-Fatura kesilemez — sistem zaten kabul etmez.
Her iki durumda da kaybedilen yalnız zaman değildir: kapanmayan sipariş, mutabakat ve iade akışını da bekletir.
e-İrsaliye: sorulması unutulan üçüncü belge
E-ticarette her sipariş fiziksel bir sevkiyattır. E-irsaliye kapsamına giren mükellefler için bu belge de elektronik düzenlenmek zorundadır.
Program seçerken e-irsaliye desteği ayrıca sorulmalıdır. Çoğu program bunu temel pakete koymaz; sonradan eklemek hem ek maliyet hem de yeniden kurulum demektir.
Kontör: gerçek maliyeti belirleyen kalem
e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri kontör ile kesilir. Paket fiyatını karşılaştırırken sorulması gereken:
- Pakete kaç kontör dahil?
- Kontör bitince birim fiyat ne?
- e-Arşiv ve e-Fatura aynı kontörden mi düşüyor?
- İade belgeleri de kontör harcıyor mu?
Ayda 500 fatura kesen bir işletmede kontör kalemi, paket bedelini geçebilir. Bu yüzden karşılaştırmayı listedeki paket fiyatı üzerinden değil, kendi fatura adediniz üzerinden yapmak gerekir.
Kontrol listesi
- Her iki tipi de kesebiliyor mu? Yalnız e-Fatura yeterli değil.
- Mükellefiyet sorgusu otomatik mi? Elle yapılacak bir iş değil.
- e-İrsaliye destekleniyor mu? Sevkiyat yapıyorsanız sorun.
- İade belgeleri üretilebiliyor mu? İptal, iade faturası, gider pusulası.
- Kontör nasıl fiyatlanıyor? Kendi adedinizle hesaplayın.
- Toplu kesim var mı? Sipariş başına tek tek kesim ölçeklenmez.
Ön Muhasebe belge tipini siparişteki alıcı bilgisinden belirler; mükellefiyet sorgulanır, doğru tip seçilir ve fatura toplu kesilir.
Belge düzeni ve kapsam eşikleri değişebilir. Kendi mükellefiyet durumunuz için mali müşavirinize danışın.
Sık sorulan sorular
E-arşiv ile e-fatura arasındaki fark nedir?
İkisi de elektronik faturadır; fark alıcının kim olduğunda ve belgenin nasıl iletildiğindedir. e-Fatura, alıcısı da mükellef olan belgedir ve sistem üzerinden alıcının kutusuna düşer. e-Arşiv, alıcısı mükellef olmayanlara kesilir; alıcıya e-posta ya da bağlantıyla iletilir, idareye raporlanır.
E-ticarette hangisi kesilir?
Çoğunlukla e-Arşiv. Pazaryerlerindeki alıcıların büyük bölümü nihai tüketicidir. Ancak kurumsal alıcılar da vardır; bu yüzden program iki tipi de kesebilmeli ve hangisinin gerekli olduğunu otomatik belirleyebilmelidir.
Alıcının mükellef olup olmadığı nasıl anlaşılır?
Vergi kimlik numarası üzerinden sorgulanır. Elle yapılamaz: günde yüzlerce siparişte her alıcıyı tek tek kontrol etmek mümkün değildir. Program bu sorguyu kendisi yapıp belge tipini seçmelidir.
Yanlış tipte fatura kesilirse ne olur?
Mükellef alıcıya e-Arşiv kesilirse alıcı belgeyi kendi sistemine alamaz ve fatura reddedilir; düzeltme gerekir. Ters durumda ise belge alıcıya ulaşmaz. İkisi de siparişin kapanmasını geciktirir, iade ve mutabakat sürecini bozar.
E-irsaliye de gerekli mi?
Fiziksel sevkiyat yapan ve e-irsaliye kapsamına giren mükellefler için gereklidir. E-ticarette sevkiyat rutin olduğu için program seçerken e-irsaliye desteğini ayrıca sormak gerekir; sonradan eklemek genelde ek maliyet çıkarır.