Pazaryeri siparişi faturaya nasıl dönüşür?
Akış beş adımdır: sipariş pazaryerinden çekilir, ilan stok ürünüyle adet bazında eşleştirilir, depo kuralına göre gönderim deposu belirlenir, kargo etiketi oluşturulur ve fatura kesilir. Kritik adım ikincisidir: ilan hangi stok ürününden kaç adet tükettiğini taşımalıdır. Bağlama yapılmamışsa sipariş işlenmemeli — yanlış stok düşümü, sonradan düzeltilmesi en zor hatadır.
Pazaryerinde bir sipariş oluştuğunda, arka tarafta beş ayrı işin yapılması gerekir. Küçük hacimde bunlar elle yapılabilir; günde yüzlerce siparişte otomatikleşmesi şarttır.
Adım 1: Siparişin çekilmesi
Sipariş pazaryeri API’sinden alınır. Burada tek bir sipariş değil, siparişin bütün ayrıntıları gelir: hangi ilan, kaç adet, hangi fiyattan, hangi indirim uygulanmış, alıcı ve teslimat bilgileri.
Birden fazla pazaryerinde satıyorsanız hepsinin tek yere akması gerekir. Her pazaryerinin kendi panelinde çalışmak, sipariş sayısı arttıkça sürdürülemez hâle gelir.
Adım 2: İlanın stok ürünüyle eşleştirilmesi
En kritik adım budur.
Pazaryerindeki ilan, sizin stok ürününüz ile aynı şey değildir. Bir stok ürünü birden fazla ilanın parçası olabilir: farklı pazaryerlerinde ayrı ilanlar, tek başına satılan hâli, bir de set içindeki hâli.
Bu yüzden eşleştirme adet bazında yapılır: ilan, hangi stok ürününden kaç adet tükettiğini taşır.
| İlan | Bağlı stok ürünü | Adet |
|---|---|---|
| Çelik tencere 24 cm | Tencere 24 cm | 1 |
| Tencere seti 3’lü | Tencere 20 cm | 1 |
| Tencere 24 cm | 1 | |
| Tencere 28 cm | 1 |
Set satıldığında stoktan üç ayrı ürün, kendi adetlerince düşer. Tek ürünlü ilanda bir adet düşer.
Bağlama yapılmamışsa sipariş işlenmemelidir. Yanlış stok düşümü, sonradan düzeltilmesi en zor hatadır: hangi siparişin hangi ürünü düşürdüğünü geriye dönük çözmek, hem zaman alır hem de sayım gerektirir.
Adım 3: Gönderim deposunun belirlenmesi
Birden fazla deponuz varsa sipariş hangi depodan çıkacak? Bu bir kurala bağlanmalıdır:
- Stoğun bulunduğu depo
- Alıcıya en yakın depo
- Öncelikli depo (ana depodan çıksın, yoksa şubeden)
Kural olmadan bu karar her siparişte elle verilir; yüz siparişte yüz karar demektir.
Adım 4: Kargo etiketi
Depo belirlendikten sonra kargo etiketi oluşturulur. Etiket, gönderici bilgisiyle birlikte pazaryerinin anlaşmalı kargo firmasına düşer.
Bu adımın önemi şurada: etiket oluşturma anı, çoğu pazaryerinde faturanın kesilmesi gereken an ile aynıdır.
Adım 5: Faturanın kesilmesi
Fatura, siparişin verisinden otomatik oluşturulur: alıcı bilgileri, ürün kalemleri, KDV oranları, indirimler.
Burada dikkat edilecek bir nokta var: hangi tutarın fatura edileceği. Pazaryeri karşılamalı bir indirim varsa müşteri indirimli öder ama satıcının cirosu listeleme fiyatıdır. Fatura, satıcının gerçek gelirine göre kesilmelidir — aksi hâlde muhasebe ile hakediş tutmaz.
Nerede hata yapılır?
Eşleştirme atlanır. İlan stok ürününe bağlanmadan sipariş işlenirse stok tutarsızlığı başlar ve büyür.
Set ürünler tek kalem sayılır. Üç parçalı set satıldığında tek ürün düşülürse, iki ürünün stoğu hiç azalmaz. Sayımda ortaya çıkar ama sebebi bulunamaz.
İade akışı kurulmaz. İade geldiğinde stoğun geri eklenmesi ve faturanın iptal/iade edilmesi gerekir. Bu akış yoksa iade edilen ürünler stokta görünmez.
Aynı sipariş iki kez işlenir. Senkronizasyon tekrarı varsa aynı sipariş iki fatura üretebilir. Sistemin sipariş numarasıyla mükerrer kontrolü yapması gerekir.
Ne kazandırır?
Bu akış kurulduğunda satıcının yaptığı iş, sipariş başına birkaç tıklamadan hiçbir şeye iner. Sipariş gelir, eşleşme zaten tanımlıdır, fatura kesilir, stok düşer, kargo etiketi çıkar.
Asıl kazanç zaman değil tutarlılıktır: elle yapılan her işlem bir hata ihtimalidir ve stok hatası, fark edildiğinde çoktan birikmiştir.
Ön Muhasebe bu beş adımı tek akışta yürütür; eşleştirme tanımlanmamış siparişler işlenmeyip bekletilir, böylece yanlış stok düşümü oluşmaz.
Sık sorulan sorular
Pazaryeri siparişinden fatura nasıl kesilir?
Akış beş adımdır: sipariş pazaryerinden çekilir, ilan stok ürünüyle adet bazında eşleştirilir, depo kuralına göre gönderim deposu belirlenir, kargo etiketi oluşturulur ve fatura kesilir. Kritik adım ikincisidir; eşleştirme yapılmamışsa sipariş işlenmemelidir.
Faturada hangi tutar yazmalı — müşterinin ödediği mi?
Satıcının gerçek gelirine göre kesilmelidir. Pazaryeri karşılamalı bir indirim varsa müşteri indirimli öder ama satıcının cirosu daha yüksektir; müşterinin ödediği tutarı fatura etmek muhasebe ile hakedişin tutmamasına yol açar.
Aynı sipariş iki kez faturalanırsa ne olur?
Ciro ve ödenecek KDV iki katına çıkar. Senkronizasyon tekrarlarına karşı sistemin sipariş numarasıyla mükerrer kontrolü yapması gerekir; bu kontrol yoksa hata fark edilene kadar birikir.
Toplu fatura kesmek neden gerekli?
Günde yüzlerce sipariş alan bir firmada fatura kesmek elle yapılabilecek bir iş değildir. Toplu kesim olmadan satıcı aynı veriyi iki kez girer — bir pazaryerine, bir muhasebeye — ve sipariş sayısı arttıkça bu sürdürülemez hâle gelir.